SPECIFICA OBTINERII FORMULARELOR A1, PENTRU ANGAJATII UNEI COMPANII/ LUCRATORI INDEPENDENTI , LA CEREREA ANGAJATORULUI/ LUCRATORULUI INDEPENDENT

IDEFINIȚII

„Operator”
desemnează entitatea care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor cu caracter personal.
„Legi și Regulamente UE privind protecția datelor”
desemnează toate legile și regulamentele aplicabile în România, indiferent dacă sunt legislație primară (cum ar fi legile naționale și/sau RGPD, definit mai jos) sau legislația secundară (cum ar fi Orientările Grupului de Lucru Art. 29/Comitetul European pentru Protecția Datelor sau alte orientări emise de Autoritatea de Supraveghere), aplicabile Prelucrării Datelor cu caracter personal în temeiul Acordului.
„Persoana Vizată”
desemnează persoana identificată sau identificabilă la care se referă datele cu caracter personal.
„RGPD”
înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.
“Date cu caracter personal”
înseamnă orice informație privind o persoană fizică identificată sau identificabilă și care este protejată în temeiul Legilor și Regulamentelor UE aplicabile privind protecția datelor. În sensul prezentului Acord, datele cu caracter personal includ datele cu caracter  personal referitoare la condamnări și infracțiuni penale (astfel cum sunt definite mai jos) și Categoriile speciale de date cu caracter personal (astfel cum sunt definite mai jos).
„Date cu caracter personal referitoare la condamnări și infracțiuni penale”
desemnează datele cu caracter cu caracter personal referitoare la condamnările și infracțiunile penale.
„Prelucrare”
desemnează orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automate, cum ar fi, de exemplu, colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.
„Împuternicit”
desemnează entitatea care efectuează prelucrarea datelor cu caracter personal în numele Operatorului.
„Categorii speciale de date cu caracter personal“
desemnează datele cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filosofice sau apartenența la sindicate, prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală a unei persoane fizice fiind interzisă.
„Subîmputernicit”
înseamnă orice persoană desemnată de către sau în numele Împuternicitului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal în numele oricărui membru al grupului de societăți în legătură cu Acordul Principal.
„Autoritate de Supraveghere”
înseamnă Autoritatea Națională de Supraveghere și Protecție a Datelor cu Caracter Personal sau oricare altă autoritate căreia i s-au atribuit responsabilitățile de protecție a datelor în conformitate cu Legile și Regulamentele UE privind protecția datelor din oricare Stat Membru.
„Transfer“

 

 

 

 "Parti"
înseamnă divulgarea sau punerea în alt fel la dispoziția terțelor părți (inclusiv către Subîmputernicit) a Datelor cu caracter personal fie prin transmiterea fizică a Datelor cu caracter personal respectivei terțe părți, fie prin permiterea accesului la Datele cu caracter personal prin alte mijloace. Din motive de claritate, stocarea și copierea de siguranță se califică drept transfer în sensul prezentului Acord.

Operator si Imputernicit
  1. Împuternicitul va prelucra Datele cu caracter personal în numele Operatorului. Prelucrarea Datelor cu caracter personal de către Împuternicit va avea loc în temeiul Contractului de prestari servicii și numai în măsura în care:
    • se impune pentru a furniza serviciile în baza Contractului de prestari servicii; sau
    • Operatorul a dispus Împuternicitului în scris să facă acest lucru în legătură cu Contractului de prestari servicii; sau
    • Se impune aceasta pentru a respecta legea (în acest caz, Împuternicitul trebuie să trimită în prealabil o înștiințare scrisă Operatorului cu privire la această obligație legală).
  2. Împuternicitul nu va efectua nicio altă Prelucrare a Datelor cu caracter personal, decât dacă Părțile au convenit acest lucru în scris.

II DETALIILE PRELUCRĂRII DE CĂTRE ÎMPUTERNICIT

  1. În temeiul prezentului Contractului de prestari servicii, Operatorul a definit următoarele categorii de date cu caracter personal care vor face obiectul Prelucrării:

☒          Adresa

☒          Vârsta

☒          Cetățenia

☒          CNP-ul

☒          Denumirea societății

☒          Data nașterii

☒          Educația

☒          Adresa de e-mail

☒          Datele financiare ale angajatului

☒          Prenumele și/sau numele

☒          Imaginea

☒          Datele de asigurare

☒          Funcția

☒          Copii ale documentelor personale

☒          Numărul (numerele) de telefon (contact)

☒          Locul nașterii

☒          Datele profesionale (evaluări, recomandări, interviuri, certificări, măsuri disciplinare)

☒          Seria și numărul cărții de identitate, pașaportului și/sau permisului de conducere

☒          Semnătura (de mână, copii electronice ale semnăturii)

☒          Monitorizarea programului de lucru

2.  Operatorul a definit următoarele categorii de Persoane Vizate ale căror Date cu caracter personal vor face obiectul Prelucrării în temeiul prezentului Acord:

☒       Clienți

☒       Potențialii clienți

☒       Angajații

☒       Colaboratorii, subantreprenorii

☒       Acționarii, reprezentanții acționarilor, membrii consiliului de supraveghere, membrii comitetului consultativ

☒       Consultanții și alți parteneri

☒       Reprezentanții autorităților

3. Pe toată durata Contractului de prestari servicii, pe cheltuiala proprie, fiecare dintre Părți va fi permanent responsabilă să monitorizeze, să detecteze și să o informeze pe cealaltă Parte despre orice modificare intervenită în ceea ce privește Prelucrarea legată de Datele cu caracter personal și/sau Persoanele Vizate. Orice modificare va fi adusă în atenția celeilalte Părți în scris cât mai curând posibil după data la care a fost detectată o astfel de modificare.

4. Fără a aduce atingere celor de mai sus, pe cheltuiala proprie, Împuternicitul are obligația de a efectua un audit al Prelucrării cel puțin o dată în fiecare an al Acordului Principal sau înaintea încetării Contractului de prestari servicii (dacă acesta are un termen mai mic de un an) cu privire la acuratețea categoriilor de Date cu caracter personal și/sau categoriilor de Persoane Vizate. Rezultatele auditului (auditurilor) vor fi comunicate în scris Operatorului

5. Confidențialitatea:  Împuternicitul se va asigura că personalul său implicat în Prelucrarea Datelor cu caracter personal a fost informat cu privire la caracterul confidențial al Datelor cu caracter personal, că a beneficiat de o pregatire adecvată cu privire la responsabilitățile sale și că a semnat acorduri scrise de confidențialitate.

6. Limitarea accesului: Împuternicitul se va asigura că accesul său la Datele cu caracter personal se limitează la angajații care fac obiectul prestarilor de servicii referitoare la obtinerea formularelor A1 servicii în conformitate cu Contractul de prestari servicii .

7.  Datoria de colaborare. Operatorul și Împuternicitul vor colabora împreună și/sau cu Autoritatea de Supraveghere în ceea ce privește orice anchete administrative, solicitări de informații privind Datele cu caracter personal sau prezentul Acord. Mai exact:

7.1 Cerere de la Persoana Vizată. În cel mult 2 (două) zile lucrătoare de la data primirii, Împuternicitul va informa Operatorul cu privire la orice cerere venită din partea unei Persoane Vizate de a exercita următoarele drepturi ale Persoanei Vizate: dreptul de acces, dreptul de rectificare, de restricționare a prelucrării, de ștergere („dreptul de a fi uitat”), dreptul la portabilitatea datelor, de opoziție în ceea ce privește Prelucrarea sau dreptul de a nu se supune unei decizii individuale automate („Cererea Persoanei Vizate”). Împuternicitul nu va răspunde Cererii unei Persoane Vizate fără a fi obținut în prealabil consimțământul scris al Operatorului. Împuternicitul va asigura, la cererea Operatorului, asistență rezonabilă pentru a onora o astfel de Cerere a Persoanei Vizate.

7.2 Cerere de la Autoritatea de Supraveghere. În cel mult 1 (o) zi lucrătoare de la înștiințare, Împuternicitul va informa Operatorul cu privire la orice inspecție, solicitare de informații sau oricare altă acțiune a Autorității de Supraveghere privind Datele cu caracter personal.

8 Datoria de informare:  Pe toată durata Acordului Principal, Împuternicitul va informa Operatorul cu privire la orice infracțiune administrativă sau procedură penală sau acțiune în răspundere în temeiul legilor și regulamentelor UE, chiar dacă nu se referă la Datele cu caracter personal.

II PENTRU RESTUL SITUATIILOR SE APLICA POLITICA  GENERALA A IMPUTERNICITULUI CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA  DATELOR CU CARACTER PERSONAL